Datenschutzerklärung

Stand / Last updated: 10.10.2026

1. Verantwortlicher

Tim Schroer
Tim Schroer Media
Hungerwolfsweg 5
47626 Kevelaer, Deutschland
E-Mail: hello@timschroermedia.de

Support: support@giftcertificatestudio.com

2. Worum es geht

Gift Certificate Studio („GCS“) ist eine App für Shopify-Shops. Sie erstellt nach bezahlten Bestellungen Geschenkgutscheine als einmalig einlösbare Shopify-Rabattcodes, druckbare Zertifikate (Webseite und PDF mit QR-Code) und eine E-Mail an die Käuferin bzw. den Käufer. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die App dafür verarbeitet.

3. Rollen

• Händlerinnen und Händler (Shop-Betreiber): Für die Daten ihres Shops und ihr Nutzerkonto in der App sind wir Verantwortlicher (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Bereitstellung der App).
• Endkundinnen und Endkunden der Shops: Deren Daten verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Shops als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist der Shop; Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an den Shop. Shopify leitet Auskunfts- und Löschanfragen an uns weiter; wir setzen sie um. Die Bedingungen der Auftragsverarbeitung stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

4. Welche Daten wir verarbeiten

• Shop-Daten: Shop-Domain, Shopify-Kennung, Währung, Zeitzone, erteilte Berechtigungen, App-Einstellungen, Vorlagen und Texte, technische Zugriffsschlüssel von Shopify.
• Bestelldaten zu Gutscheinprodukten: Bestellnummer, Positionen, Preise, Rabatte, Bestellzeit.
• Kundendaten: Name und E-Mail-Adresse der Käuferin bzw. des Käufers; optional Empfängername und Grußtext aus den Bestellangaben.
• Gutscheindaten: Code, Wert, Gültigkeit, Status (ausgestellt, eingelöst, widerrufen), Zustellstatus der E-Mail.
• Technische Protokolle: Zugriffe auf den Server (gekürzte IP-Adresse, Zeitpunkt, Pfad ohne Gutscheincode und ohne Parameter), 14 Tage.

Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking ein. Gutschein-E-Mails enthalten kein Öffnungs- oder Klick-Tracking.

5. Zwecke

Ausstellen und Zustellen der gekauften Gutscheine, Anzeige der Zertifikate, Erkennen von Einlösungen, Verhindern doppelter Ausstellung, Fehlerbehebung und Support, Sicherheit des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Protokolle).

6. Empfänger und Dienstleister

• Shopify (Shopify International Ltd., Irland) – Plattform, über die die App Daten erhält und Rabattcodes anlegt.
• IONOS SE (Deutschland) – Server und Datenbank in Deutschland.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) – Versand der Gutschein-E-Mails über Server in der EU (Irland); Übermittlung in die USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.
• Cloudflare – nur DNS-Auflösung; der Datenverkehr der App läuft nicht über Cloudflare.

7. Sicherheit

Übertragung nur verschlüsselt (TLS). Die Datenbank liegt in einem verschlüsselten Speicher (LUKS2) auf einem Server in Deutschland ohne Zugang von außen; Datensicherungen werden nur verschlüsselt geschrieben, der Schlüssel zur Wiederherstellung liegt nicht auf dem Server. Serverzugang nur per SSH-Schlüssel; Zugriffe und Verwaltungsvorgänge werden protokolliert (ohne Gutscheincodes und Anmeldedaten).

8. Speicherdauer

• Bestelldaten mit Kundenangaben werden 30 Tage nach abgeschlossener Verarbeitung entfernt; übrig bleiben die für Gutschein und Abrechnung nötigen Angaben ohne Personenbezug.
• Der Inhalt versendeter E-Mails wird 30 Tage nach dem endgültigen Zustellergebnis gelöscht.
• Gutscheine bleiben gespeichert, solange sie gültig sind und die App installiert ist.
• Auf eine Löschanfrage (Shopify „customers/redact“) hin löschen wir die Kundendaten sofort.
• Nach der Deinstallation löscht Shopify-Signal „shop/redact“ (48 Stunden später) alle Daten des Shops.
• Verschlüsselte Datensicherungen werden 14 Tage aufbewahrt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Als Endkundin oder Endkunde eines Shops wenden Sie sich bitte zuerst an den Shop.

Privacy policy (English)

Gift Certificate Studio (“GCS”) is a Shopify app operated by Tim Schroer Media, Hungerwolfsweg 5, 47626 Kevelaer, Germany (hello@timschroermedia.de). It turns paid orders of configured products into single-use discount codes, printable certificates and a customer email.

• Roles: controller for merchant account data; processor (Art. 28 GDPR) for the merchants’ customer data. Customers should contact the shop first; Shopify forwards data and erasure requests to us.
• Data: shop data and settings; order data of certificate products; buyer name and email, optional recipient name and gift message; certificate code, value, validity and status; shortened server logs (14 days). No advertising or analytics cookies, no email tracking.
• Processors: Shopify (platform), IONOS SE (hosting in Germany), Resend (email, EU region; US transfers under SCCs / EU-US DPF), Cloudflare (DNS only). Data processing terms: DPA.
• Security: TLS in transit, LUKS2-encrypted database storage, encrypted backups with an off-server key, SSH-key-only server access, access and event logging.
• Retention: customer details of orders removed 30 days after processing; sent email content 30 days after the final delivery outcome; certificates while valid and the app is installed; immediate erasure on customers/redact; all shop data deleted on shop/redact after uninstall; backups 14 days.
• Rights: access, rectification, erasure, restriction, portability, objection and complaint to a supervisory authority.

Contact: support@giftcertificatestudio.com